○八千代町電子計算組織の運営管理及びデータの保護に関する規程

平成元年2月16日

訓令第2号

目次

第1章 総則

第2章 運営管理組織

第3章 個人情報の保護

第4章 磁気ファイル等の管理

第5章 電算組織の操作管理

第6章 システム開発等

第7章 電算処理計画

第8章 電算処理業務の委託

第9章 補則

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、八千代町が利用する電子計算組織の運営管理及びデータの保護に関する基本的事項を定め、町民の個人的秘密を擁護するとともに、行政事務の効率化を推進することを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 電子計算組織 電子計算機(コンピュータ)により一連の処理手順に従つて事務を処理する電子的機器の組織をいう。

(2) 電算処理 電子計算組織により情報の記録、作成等の処理を行うことをいう。

(3) 個人情報 電算処理に伴う八千代町が保有する個人に関する情報で、特定の個人が識別できるものをいう。

(4) 適用業務 電子計算組織を利用して処理する業務をいう。

(5) 磁気ファイル データ、プログラム等が記録されている磁気テープ、磁気ディスク、フロッピーディスクその他これらに類するものをいう。

(6) データ 適用業務に係る入出力帳票及び磁気ファイルに記録されている数値、文章、図形、画像等の情報をいう。

(7) 中央処理装置等 電子計算組織のうち中央処理装置及び外部記憶装置、入出力装置その他の周辺機器で端末装置等を除くものをいう。

(8) 端末装置等 電子計算組織のうち中央処理装置等と通信回線によつて結ばれているデータの入出力機器及び小規模な電算処理を単独で行う電子計算組織で各課等に設置してあるものをいう。

(9) 専用端末装置 端末装置等のうち定型業務のみを行う装置をいう。

(10) パソコン端末装置 端末装置等のうち定型業務又は単体により多種多様な業務を処理する等、多目的に使用できる装置をいう。

(11) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、プログラムリスト、電子計算機器操作手引書、コード一覧表その他電算処理に必要な取扱要領及び仕様書をいう。

(12) 入出力帳票 電算処理に係る入力帳票、出力帳票をいう。

(13) プログラム 電子計算組織を利用するため、定められた一連の作業を指令するための手順を精密に記述したものをいう。

(14) システム 適用業務について、電算処理のための手続き、手順、手法等が体系化されたものをいう。

(15) オンラインシステム 中央処理装置等と端末装置等とを通信回線で直結したシステムをいう。

(運営管理等の基本)

第3条 電子計算組織を運営管理するに当たつては、行政事務の近代化、効率化を図り、町民の福祉の増進に寄与するよう努めるものとする。

2 電算処理に係るデータについて、その正確性を図るとともにデータの漏えい、改ざん、き損その他の事故を防止するよう安全かつ厳正な管理に努めるものとする。

(処理事務の範囲)

第4条 電算処理する事務の範囲は、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 町及びその機関が処理し、管理し、又は執行する事務

(2) 公益を目的とする団体の事務で、町民の福祉の増進に寄与し、かつ、町民の個人的秘密を侵害するおそれがないと町長が特に認める事務

第2章 運営管理組織

(総括管理者)

第5条 町長は、電子計算組織及びデータの総合的管理に当たらせるため電算総括管理者(以下「総括管理者」という。)を置き、秘書公室長の職にある者をもつて充てる。

(電算管理者)

第6条 町長は、総括管理者の職務を補佐し、中央処理装置等、磁気ファイル等の管理に当たらせるため、電算管理者を置き、秘書公室秘書課情報政策係長の職にある者をもつて充てる。

(適用業務所管課長の職務)

第7条 適用業務を所管する課等の長(以下「適用業務所管課長」という。)は、次の各号に掲げる事務を所掌する。

(1) 適用業務の選定に関すること。

(2) システムの開発及び維持管理の実務に関すること。

(3) 個人情報の保護の実務に関すること。

(4) データの管理及び作成、修正等の実務に関すること。

(5) 端末装置等の操作管理に関すること。

(6) その他適用業務所管内における電算処理業務の運営管理及びデータの保護に関し必要なこと。

第3章 個人情報の保護

(職員等の責務)

第8条 個人情報を処理する事務に従事する者又は従事していた者は、その事務に関して知り得た秘密を漏らしてはならない。

(個人情報の記録制限)

第9条 次の各号に掲げる個人情報は、電子計算組織に記録してはならない。

(1) 思想、信条及び宗教に関する事項

(2) 人種及び社会的差別の原因となる社会的身分に関する事項

(3) 犯罪に関する事項

(4) 前各号に掲げるもののほか、町民の個人的秘密を不当に侵害するおそれがあると認められる事項

2 電子計算組織に記録する個人情報は、第4条に規定する事務を処理するために必要かつ最小限のものでなければならない。

(個人情報の外部への提供制限)

第10条 個人情報は、次の各号に掲げる場合を除き、外部に提供してはならない。

(1) 法令に特別の定めがある場合

(2) 町民の福祉の増進、その他公益のため必要であり、かつ、町民の個人的秘密を不当に侵害するおそれがないと認められる場合

2 適用業務所管課長は、前項第2号の規定に基づき当該管理する個人情報を外部に提供しようとするときは、提供する個人情報の内容、使用目的及び使用期間、提供方法、管理方法等のほか、次の各号に掲げる事項を明記した覚書を取り交わすとともに、必要事項のみを編集して提供しなければならない。

(1) 秘密の保持に関する事項

(2) 目的外使用及び第三者への提供の禁止に関する事項

(3) 複写及び複製の禁止に関する事項

(4) 使用期間満了後における返還又は廃棄に関する事項

(5) 事故発生時における報告義務に関する事項

(6) 覚書に違反した場合における損害賠償に関する事項

(7) その他個人情報の保護について必要な措置に関する事項

3 適用業務所管課長は、前項の規定により個人情報を外部に提供しようとするときは、あらかじめ総括管理者に協議しなければならない。

(個人情報の利用制限)

第11条 個人情報は、その保有する目的以外に利用してはならない。ただし、前条第1項各号に掲げる場合は、この限りでない。

2 総括管理者は、端末装置等により保有目的以外に個人情報を利用するための検索及び改変ができないよう技術的措置を講じるものとする。

3 第1項ただし書の規定により、個人情報をその保有する目的以外に利用しようとする課等の長は、あらかじめ個人情報利用申請書(様式第1号)により、当該個人情報を管理する適用業務所管課長の承認を得なければならない。

(電子計算組織の結合の禁止)

第12条 町長は、個人情報を処理するため町が管理する電子計算組織と国、他の地方公共団体、その他町以外が管理する電子計算組織との通信回線その他の方法により結合して事務を行つてはならない。ただし、個人情報の処理に係る事務を委託する場合は、この限りでない。

第4章 磁気ファイル等の管理

(磁気ファイルの管理)

第13条 磁気ファイルの管理は、電算管理者が当たるものとする。ただし、端末装置等に係る磁気ファイルの管理については、当該端末装置等を管理する適用業務所管課長が当たるものとする。

2 電算管理者及び端末装置等に係る磁気ファイルを管理する適用業務所管課長(以下この条項において「磁気ファイル管理者」という。)は、磁気ファイルの作成から廃棄までの経過をファイル管理台帳(様式第2号)に記録し、適正に管理しなければならない。

3 磁気ファイルは、外部へ持ち出してはならない。ただし、総括管理者が業務上必要と認めたときは、この限りでない。

4 磁気ファイル管理は、不要となつた磁気ファイルについては、再生不能とする方法等により速やかに処分しなければならない。

(入出力帳票の管理)

第14条 適用業務所管課長は当該所管に係る入出力帳票の受払い及び保管に関する必要な事項を台帳等文書に記録し、必要な確認措置を講じなければならない。

2 入出力帳票は、外部へ持ち出し、並びに複写及び複製してはならない。ただし、当該適用業務所管課長が業務上必要と認めたときは、この限りでない。

3 適用業務所管課長は、不要となつた入出力帳票については、速やかに焼却等の復元できない方法により処分しなければならない。

(ドキュメントの管理)

第15条 電算管理者は、電算処理に必要なドキュメントを整理し、所定の場所に保管する等安全管理に必要な措置を講じなければならない。

2 ドキュメントを外部に持ち出し、又は複写しようとする者は、あらかじめ電算管理者の承認を得なければならない。

第5章 電算組織の操作管理

(中央処理装置等の操作管理)

第16条 中央処理装置等の管理は、電算管理者が当たるものとする。

2 中央処理装置等の操作は、秘書公室秘書課情報政策係の職員が行うものとする。

3 前項の規定にかかわらず、適用業務の電算処理等に係る中央処理装置等の操作は、当該適用業務所管課の職員が電算管理者の許可を受けて、あらかじめ作成された計画書に従つて行うものとする。

(端末装置等の操作)

第17条 総括管理者は、端末装置等を管理する適用業務所管課長及びその所属職員に対し、必要に応じ、それぞれ端末装置等操作員暗証番号(以下「パスワード」という。)を付与し、当該端末装置等の操作に当たらせるものとする。

2 適用業務所管課長は、前項の規定によりパスワードを付与された職員(以下「端末装置等操作員」という。)以外の者に専用端末装置を操作させてはならない。ただし、パソコン端末装置については、この限りでない。

3 端末装置等操作員は、第1項の規定により付与されたパスワードを他に漏らしてはならない。

4 総括管理者は、端末装置等操作員が端末装置等を設置する適用業務所管課長の所属職員でなくなつたとき又は端末装置等の操作に係る職務に従事しなくなつたときは、速やかに当該付与したパスワードの使用停止の措置を取らなければならない。

(端末装置等の使用時間)

第18条 適用業務所管課長が管理する端末装置等のオンラインシステムにおける使用時間は、八千代町職員の勤務時間に関する規則(昭和32年規則第5号)第2条に規定する勤務時間内とする。ただし、八千代町職員の休日及び休暇に関する条例(昭和32年条例第16号)第2条第1項に規定する休日及び日曜日(以下「休日等」という。)は、使用しないものとする。

2 適用業務所管課長は、オンラインシステムにおいて前項に規定する使用時間外及び休日等に端末装置等を使用する必要が生じたときは、使用しようとする10日前までに端末装置等時間外使用申請書(様式第3号)により、総括管理者の承認を受けなければならない。

(マシン室の立ち入り制限)

第19条 電算管理者は、中央処理装置等が設置されている場所(磁気ファイルが保管されている場所を含む。以下「マシン室」という。)には、情報政策担当職員以外の者を立ち入らせてはならない。

2 前項の規定にかかわらず、電算管理者は、次の各号に掲げる場合は、情報政策担当職員の立ち合い等必要な措置を講じ、マシン室への立ち入りを許可することができる。

(1) 第17条第3項の規定により適用業務所管課の職員がマシン室において中央処理装置等の操作を行う場合

(2) 電算組織の点検、修理等を行う場合

(3) その他電算管理者が必要と認めた場合

(保安装置)

第20条 電算管理者は、マシン室の火災その他の災害及び盗難に備えて、必要な保安措置を講じなければならない。

(事故発生時の措置)

第21条 電算管理者は、電算組織に事故、故障等(以下「事故等」という。)が発生し、データの保護及び電算処理に影響を及ぼすおそれがあるときは、直ちに正常な状態に回復するために必要な措置を講じるとともに、総括管理者及び関係する適用業務所管課長に通知しなければならない。

2 電算管理者及び適用業務所管課長は、前項に規定する事故等が発生する場合に備え、あらかじめとらなければならない措置を講ずるものとする。

第6章 システム開発等

(適用業務開発計画)

第22条 総括管理者は、適用業務に係るシステムの開発等を計画的に推進するため、電算組織の利用方向及び目標等を中・長期的に展望した適用業務開発計画を作成するものとする。

2 前項に規定する適用業務開発計画は、必要に応じてその都度見直しを行うものとする。

(システム開発等の申請)

第23条 適用業務所管課長は、次の各号に掲げるシステムの開発等の必要が生じたときは、それぞれ当該各号に定める期日までにシステム(新規開発・変更・廃止)申請書(様式第4号)を総括管理者に提出しなければならない。

(1) 前条に規定する適用業務開発計画に基づくシステムの開発等を除き、新たに業務を電算処理するためシステムを開発しようとする場合、処理開始日の12月前まで

(2) 現に処理している適用業務に係るシステム及びプログラムの変更等をしようとする場合、処理開始日の6月前まで

(3) システムを廃止しようとする場合、廃止しようとする日の3月前まで

2 総括管理者は、前項の規定による申請書を受理したときは、速やかにシステム開発等の可否を決定し、適用業務所管課長に通知しなければならない。

第7章 電算処理計画

(電算処理計画書の提出)

第24条 適用業務所管課長は、町が管理する電算組織を利用して一括処理を行う適用業務について、翌年度の処理計画を電算処理年間計画書(様式第5号)により毎年12月末日までに、総括管理者に提出しなければならない。

第25条 総括管理者は、前条の規定による電算処理計画書を取りまとめ、毎年1月末日までに翌年度の年間計画表を調整し、関係する適用業務所管課長に通知するものとする。

(電算処理計画の変更)

第26条 適用業務所管課長は、前条の規定による年間計画を変更し、追加し、又は中止する必要が生じたときは、速やかに総括管理者に届けなければならない。

第8章 電算処理業務の委託

(業務委託の条件)

第27条 電算処理業務(システムの開発に係る業務及びデータパンチ業務を含む。)を外部に委託しようとするときは、当該委託業務を所掌する課等の長は、あらかじめ次の各号に掲げる事項について総括管理者に協議しなければならない。

(1) 委託業務の内容

(2) 委託の理由及び必要性

(3) 委託先に関する自治体業務の受託経験、実績、技術水準等及び経営状況

(4) 委託先におけるデータ保護に関する規定及び体制の整備状況

(5) 委託契約書に明記すべき事項及びその内容

2 前項第5号に規定する委託契約書には、八千代町財務規則第91条に定めるもののほか、次の各号に掲げる事項のうち必要と認める事項を明記しなければならない。

(1) データの機密保持に関する事項

(2) 再委託の禁止又は制限に関する事項

(3) 指示目的以外の使用及び第三者への提供の禁止に関する事項

(4) データの複写及び複製の禁止に関する事項

(5) 委託先におけるデータの保管及び廃棄に関する事項

(6) 事故発生時における報告義務に関する事項

(7) データの授受及び搬送に関する事項

(8) データ及びプログラムの所有権に関する事項

(9) ソフトウェアにおけるデータ保護技術に関する事項

(10) 委託先における作業場所、作業範囲、作業内容及び作業責任区分に関する事項

(11) 入力原票の返却に関する事項

(12) 検査の実施に関する事項

(13) 前各号に違反した場合における契約解除等の措置及び損害賠償に関する事項

(14) その他町長が特に必要と認める事項

第9章 補則

(委任)

第28条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、町長が別に定める。

附 則

(施行期日)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成17年訓令第17号)

1 この訓令は、平成18年1月1日から施行する。

附 則(平成29年訓令第33号)

この訓令は、公布の日から施行する。

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八千代町電子計算組織の運営管理及びデータの保護に関する規程

平成元年2月16日 訓令第2号

(平成29年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第1節 事務分掌
沿革情報
平成元年2月16日 訓令第2号
平成17年12月28日 訓令第17号
平成29年4月1日 訓令第33号