○八千代町文書管理規程

昭和43年4月1日

規程第1号

目次

第1章 総則(第1条~第8条)

第2章 受付及び配付(第9条~第17条)

第3章 処理(第18条~第22条)

第4章 作成(第23条~第32条)

第5章 決裁及び合議(第33条~第43条)

第6章 浄書及び発送(第44条~第53条)

第7章 分類及び整理保管(第54条~第67条)

第8章 保存及び廃棄(第68条~第78条)

第9章 その他(第79条・第80条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、文書の受付・配付・浄書・編さん・保存その他文書の取り扱いに必要な基準を定め、その確実かつ円滑な運営をはかることを目的とする。

(適用)

第2条 文書の取り扱いについては、法令その他別に定めのあるものを除き、この規程の定めるところによる。ただし、緊急のためこの規程によることができないときは、適切な処置をとり、事後においてこの規程に定める手続きをとらなければならない。

(用語の定義)

第3条 この規程で、次に掲げる用語の定義は、別に定めるもののほか、それぞれ当該各号の定めるところによる。

(1) 文書 事務を処理するために作成される書類・帳簿・伝票・電報又は口頭・電話による事項を記録したもの並びに図面その他の資料など各種の記録すべてをいう。ただし、金券・有価証券・新聞及び図書として取り扱われるもので別に定めがあるときは、その規定による。

(1)の2 部等 八千代町行政組織設置条例(平成28年条例第15号)第2条に規定する組織をいう。

(3) 普通文書 親展文書・審査請求書・現金等の添付してある文書及び電報以外の文書をいう。

(4) 親展文書 「親展」若しくは「秘」の表示のある文書又はこれに準ずると認められる文書をいう。

(5) 審査請求書 審査請求書・その他文書の到着日時が権利の得失又は変更に関係する文書をいう。

(6) 現金等の添付してある文書 現金又は金券若しくは有価証券の添付してある文書をいう。

(7) 起案 事案を処理するために文書その他の方法により、その方針又は具体的な内容などの案を起すことをいう。

(8) 供覧 その文書について、直接起案する必要はなく、要旨又は概要を示して、関係者及び上司の閲覧に供することをいう。

(9) 一応供覧 起案又は報告を必要とする文書について、即日処理することができない場合に、起案又は報告に先立ち一応供覧することをいう。

(10) 報告 事務の処理状況、経過及び結果その他必要な情報を文書その他の方法により、関係者及び上司に伝達することをいう。

(11) 原議 決裁の終了した決裁文書をいう。

(12) 決裁 町長及び専決権限を有する者(以下「決裁責任者」という。)がその権限に属する事務の処理につき最終的に意思決定を行うことをいう。

(13) 決裁文書 事案を処理するために、起案又は報告などの方法により決裁を受けるべき文書をいう。

(14) 専決 町長の権限の委任をうけたものが、あらかじめ認められた範囲内で常時町長に代つて決裁することをいう。

(15) 代決 決裁責任者が不在のとき、その権領に属する事務の処理につき、その規定に定める職員が一時当該責任者に代つて決裁することをいう。

(16) 合議 事務の内容が他の課に関係し、主管課のみで処理できないものについて、それぞれの関係者に意思を求めることをいう。

(17) 後閲 決裁責任者が不在のために、代決した場合において、事後にその事項について決裁責任者の閲覧を受けることをいう。

(18) 分類 文書をその主題により、分類表に基づいて区分し、適正な分類科目に配置することをいう。

(19) 採番 文書の分類を明らかにするために、その分類番号を文書に記載することをいう。

(20) 保管 文書を活用するために、文書が完結した年又は年度及びその翌年又は翌年度において、各課が保管することをいう。

(21) 保存 保管期間が経過した後においても活用することが予想される文書及び証拠として残すべき文書を総務課長が引き継ぎ管理することをいう。

(22) 移し替え 現年又は現年度文書と過年又は過年度文書を区別するため、完結した過年又は過年度文書フアイリングキヤビネツト(以下「キヤビネツト」という。)に移し替えることをいう。

(23) 置き換え 保管文書のうち、保存を必要とする文書を総務課長に引き継ぐにあたり、キヤビネツトから書庫へ置き替えることをいう。

(事案処理の原則)

第4条 事案の処理は、文書により行う。なお、次の各号に掲げる場合は、事後直ちに文書にまとめて処理しなければならない。

(1) 口頭又は電話により重要若しくは複雑な事項を処理したとき。

(2) 合議又は会合などにおいて、重要若しくは複雑な事項を決定し、又は打合わせたとき。

(3) 前各号の場合において簡易な事項でも事後の処理に関係があるか、又は参考になると認められるとき。

2 文書の取り扱いについては、常に迅速かつ正確を期するとともに、その経過と責任の所在を明らかにしておかなければならない。

(文書事務における総務課長の職務)

第5条 総務課長は、文書の取り扱いが前条の定めるところにより適切に行われるよう常に留意するとともに、必要な調査又は指導を行うものとする。

2 前項の規定により総務課長が行う職務は、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 文書の主管の判定

(2) 各課長に対する文書処理の追求督促

(3) 保存文書の引き継ぎ及び廃棄

(文書事務における文書法制係長の職務)

第6条 総務部総務課文書法制係長(以下「文書法制係長」という。)は、文書の取り扱いが第4条に定めるところにより、適切に行われるよう常に留意し、総務課長の指示を受けて、次の各号に掲げる事項を行うものとする。

(1) 文書の受付・配付及び発送

(2) フアイリング用品の整備

(3) 発送すべき文書の点検

(4) 保存文書の閲覧及び貸し出しの許可

(文書事務における課長・係長の職務)

第7条 課長は、その課における文書事務が第4条の定めるところにより適切に行われるよう常に留意し、その円滑な処理に努めるとともに、次の各号に掲げる事項を行うものとする。

(1) 配付された文書の点検及び受領

(2) 非常持ち出しを要する文書の指定

(3) 文書処理状況の点検及び整理の促進

(4) 持ちまわり決裁の要否の判定

(5) 課のファイル管理表の作成

(6) 保存を必要とする文書の引き渡し

(7) 用済後の文書及び移し替え時において、保管若しくは保存を必要としない文書の廃棄

2 係長は、課長の指示を受けて、その係における文書事務について、次の各号に掲げる事項を行うものとする。

(1) 文書の審査

(2) 文書処理の促進

(3) 文書の分類

(4) 文書の整理

(5) ガイド及びフォルダーなどの用意

(6) キヤビネツトへの完結文書の格納

(7) キヤビネツト内の整理整頓

(文書の取り扱いに必要な帳票その他の様式)

第8条 この規程に定める文書の取り扱いに必要な帳票その他の様式は、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 受付印(様式第1号)

(2) 書留文書受付簿(様式第2号)

(3) 金券受付簿(様式第3号)

(4) 口頭・電話受付簿(様式第4号)

(5) 未完結文書通知書(様式第5号)

(6) 決裁文書用紙(様式第6号)

(7) 供覧用紙(様式第7号)

(8) 公布・令達簿(様式第8号)

(9) 料金後納郵便物差出票(様式第9号)

(10) 郵便切手等受払簿(様式第10号)

(11) 分類番号印(様式第11号)

(12) 貸出票(様式第12号)

(13) 文書保存票(様式第13号)

(14) 文書経由簿(様式第14号)

第2章 受付及び配付

(普通文書等の受付及び配付)

第9条 収受すべき文書及び物品は、総務部総務課文書法制係(以下「文書法制係」という。)において受け取り、次の各号によつて処理する。

(1) 文書は、開封せず、受付印を押し、備え付けの文書区分箱により配付するものとする。

(2) 書留文書は、開封せず、あて名人へ直接配付する。

(3) 審査請求書等は、到着時刻を記入するほか第1号に準じて処理する。

(4) 現金等の添付してある文書は、その文書の余白に現金等の種類、数量及び金額などを記載したうえ、あて名人へ直接配付する。

(5) 電報は、直ちにあて名人へ直接配付する。

(6) 小包、その他の物品は、原則として開包せず第1号に準じて処理する。

(口頭及び電話によるものの受付)

第10条 口頭又は電話により通知若しくは照会があつたときは、原則として口頭・電話受付票に記載し、前条第1項第1号に準じて処理する。

(各課で直接受け取つた文書の受付)

第11条 出張先又は会議などで直接受け取つた文書は、直ちに文書法制係に送付し、第9条に定める手続きをとる。

(2課以上に関係する文書の配付)

第12条 文書の内容が2課以上に関係するものは、その関係の深い課に配付する。いずれとも判断しがたいときは、その扱われている内容が最初に関係する課に配付する。

(直接関係のない文書の返還)

第13条 直接その課に関係がないと認められる文書を配付されたときは、直ちに文書法制係へ返還する。この場合において関係課の間で転送してはならない。

(執務時間外に到着した文書の受付)

第14条 執務時間外に到着した文書は、当直者が受け取り、次の各号に掲げるところにより処理する。

(1) 到着した文書は、第9条第1項に準じて処理しなければならない。

(2) 電報並びに速達又は至急の表示のある文書は、直ちに主管課長又はあて名人へ連絡する。この場合において審査請求書等は、その到着日時を記載しておく。また書留文書、親展文書又は個人宛のものは開封しない。

(3) 口頭又は電話により通知若しくは照会があつた事項で重要と認められるものは、口頭・電話受付票に記載したうえ、緊急と認められるものは、直ちに主務課長又は関係者に連絡する。

(4) 前各号に掲げるもの以外の文書及び用件を記載した口頭・電話受付票は、一括結束し、翌日午前9時までに、文書法制係へ引き継ぐ。

(文書の配付時刻)

第15条 文書の配付は、午前1回とする。ただし、速達その他緊急と認められる文書は、そのつど配付する。

(文書の配付方法)

第16条 文書の配付は、文書法制係が行う。ただし、秘密文書、緊急を要する文書並びに関係者自らの口頭説明を必要とする決裁文書及び運搬量の非常に多いものなど文書法制係によることが不適当な場合は、それぞれ関係課において行う。

(文書法制係の職務)

第17条 文書法制係の行う職務は、次に掲げるとおりとする。

(1) 収受及び発送文書の仕分け

(2) 郵便局への収受及び発送

2 郵便局への収受及び発送の時刻は、別に定める。

第3章 処理

(課における文書の集配)

第18条 課における文書の集配は、課長を経て行う。

(配付された文書の取り扱い)

第19条 課長は、前条の規定により文書の配付を受けたときは、直ちにこれを閲覧し、甲、乙又は丙の閲覧を要する文書はその閲覧に供したうえ、処理方針を示し、担当係長に交付する。

2 係長は、課長からの文書等を交付されたときは、その文書の分類番号及び保存年限・決裁区分を記入し、自ら処理するもののほか、所属職員の事務分掌及びその事務の進捗状況を考慮して、それぞれ所属職員に交付する。この場合において、事務の性質により直ちに保存年限を記載することができないときは、その文書が完結したときに記載するものとし、所属職員に文書を交付するときは、課長から示された処理方針に基づき詳細に説明又は注意を与えて交付する。

3 課長は、文書処理状況の点検及び整理の促進をはかるものとする。

(文書の処理方針)

第20条 文書は、即日処理する。ただし、文書の内容又は事務の性質により、即日処理することができないものは、一応供覧のうえ、できるだけ早く処理する。

2 報告又は回答などを必要とする文書で、期日の指定のあるものは、その指定期日までに相手先へ到着するよう考慮し、その前日までに到着することができないと認められるときは、あらかじめ相手先へその理由を述べて、期日の変更又は猶予を求めておくものとする。

(文書の処理状況の記入)

第21条 文書を処理したときは、そのつど決裁文書の所定の欄に押印するとともに、完結したときは、原議の右上余白に(完)を表示する。

(文書の処理状況の点検)

第22条 課長は、毎日その課の処理状況を点検し、未完結文書があるときは、その事情を調査して、係長にその処理の促進を督促する。

第4章 作成

(文書の起案など)

第23条 文書の起案・供覧・報告は職員が行う。ただし、特に重要若しくは複雑な事項を起案又は報告するときは課長又は係長が自ら行うほか、所属職員に処理を分担させ、それをまとめて行うものとする。なお、特に必要と認めるときは文書により行う前にあらかじめ口頭で上司及び関係者からその処理方針その他の指示を受けておくものとする。

(起案及び報告上注意すべき事項)

第24条 起案又は報告するときは、次の各号に掲げる事項に注意しなければならない。

(1) 起案又は報告の目的を考えること。

(2) 事実に基づくこと。

(3) 綿密に行うこと。

(4) 論理的に行うこと。

(5) 合理的な内容であること。

(6) 報告の時期を失わないこと。

(決裁文書用紙)

第25条 文書の起案又は報告は、決裁文書用紙により行う。ただし、次の各号に掲げる場合は、それぞれ当該各号の定めるところによる。

(1) 内容の簡易なもの又は定期的に作成されるものなどで係長が指示するものは、供覧用紙又はその文書の余白を使用して、起案又は報告することができる。

(2) 帳簿又は伝票で処理することが適当と認められるものは、それぞれ帳簿又は伝票により、起案又は報告することができる。

(供覧)

第26条 文書の供覧は、供覧用紙により行う。ただし、内容の簡易なもの又は定期的に作成されるものなどで係長が指示するものは、その文書の余白を使用して供覧することができる。

(関係文書の添付)

第27条 文書を起案、供覧又は報告しようとするときは、それぞれ起案などの理由その他参考となる事項を記載し、かつ、その事案の最初からの関係文書を添付する。ただし、内容の簡易なもの及び定期的に作成されるもので、関係文書のすべてを添えなくても決裁に支障がないと認めるものについては、この限りでない。

(文書の訂正)

第28条 文書を訂正したときは、その箇所に訂正者が押印する。また、訂正箇所が多い場合は、文書の体裁を考えてまとめて押印する。

(文書の作成要領)

第29条 文書の作成要領については、別表第1による。

(課長及び係長が行う文書の審査)

第30条 課長又は係長が文書を審査するときは、次の各号に掲げる事項に注意して行わなければならない。

(1) 形式的審査

 文書の作成要領は正しいか。

 決裁文書及び供覧用紙に記載すべきことは正しく記載されているか。

 決裁区分・分類番号・保存年限及び合議先は適当か。

 文書の添付又は参考事項の記載は適当か。

 様式書類に誤りはないか。

 文書の綴り方は適当か。

(2) 内容審査

 法制的な観点からその内容・処理手続及び形式が法規に合つているか。

 行政的な観点から公益・裁量・対外影響及び慣例の点はどうか。

(広報事項の連絡)

第31条 係長は、その事務について常に町民に広報する事項に注意し、その必要があると認めるときは、上司の指示を受けて文書の右上余白に「町報掲載」と朱書し、広報担当者に連絡する。

(公布又は令達)

第32条 公布又は令達を必要とするものは、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定により制定するもの

(2) 規則 法第15条の規定により制定するもの

(3) 告示 主として行政処分の内容又は結果を広く一般に公示するもの

(4) 公告 ある事項を広く一般に周知させるもの

(5) 指令 申請又は願出をした相手先に対し、許可若しくは不許可などの処分を行い、又はある行為を指示するもの

(6) 訓令 権限の行使又は職務の遂行に関し、所属の機関又は職員に対し発する命令で公示するもの

2 公布又は令達を必要とする場合は、その原議を総務課へ提出し、総務課において公布令達簿に記載して行う。

3 公布令達簿は、その種類ごとに作成し、公布又は令達の番号は、その種類ごとに一連とする。

第5章 決裁及び合議

(決裁)

第33条 文書は、すべて決裁を受けたものでなければ執行できない。

(決裁区分)

第34条 決裁文書には、その内容により、次に掲げる決裁区分を表示する。

甲 町長の決裁を受けるもの

乙 副町長の専決ですむもの

丙 部長(公室長を含む。以下同じ)の専決ですむもの

丁 課長の専決ですむもの

2 専決については、別に定めるところによる。

(決裁の種類)

第35条 決裁の種類は、次に掲げるとおりとする。

承認 起案事項について全面的に同意し、承認するもの

条件付承認 起案事項について同意し、承認はするがその前提として意見又は条件を満たすことが必要なもの

不承認 起案事項を全面的に承認しないもの

(合議)

第36条 文章の内容が他の課に関係するものは、それぞれ関係課に合議しなければならない。

(決裁及び合議の順序)

第37条 事務は、原則として係長の意思決定を受けた後、順次直属上司の意思決定、関係部課長等の合議を経て、決裁責任者の決裁を受けなければならない。

(合議を受けた文書の取り扱い)

第38条 合議を受けた部長、課長及び係長は、直ちにその関係事項を検討し、これを承認するときは、所定の欄に押印し、条件付承認若しくは不承認のときは、次の各号に掲げるところにより処理する。

(1) 条件付承認のときは、その旨を所定の欄に朱記して押印するとともに意見又は条件の内容は、決裁文書備考欄に記載する。

(2) 不承認のときは、その旨を所定の欄に朱記してその欄には押印せず、その理由を決裁文書備考欄に記載し、その場所に押印する。

2 合議を必要とする文書について不承認又は意見若しくは条件のある場合において関係者の間で協議しても、なお意見が一致しないときは、その意見を添えて上司の決裁を受ける。

3 合議を受けた文書について、その決裁がおくれると認められるときは、あらかじめその旨を関係者に連絡する。

4 特に重要、かつ、必要と認められる文書は、関係者が参集して合議する。

(総務部長及び総務課長に合議すべき文書)

第39条 次の各号に掲げる文書は、必ず総務部長及び総務課長に合議しなければならない。

(1) 条例・規則その他公布若しくは令達を必要とするもの又は例規に関係するもの

(2) 法規の解釈及び運用の方針に関するもの

(3) 町議会に提出する議案

(4) その他特に必要と認められるもの

(秘書公室長及び秘書課長に合議すべき文書)

第39条の2 次の各号に掲げる文書は、必ず秘書公室長及び秘書課長に合議しなければならない。

(1) 町長が行う陳情書・式辞及び演説などで特に重要と認められるもの

(2) その他特に必要と認められるもの

(再回)

第40条 合議を受けた文書の結果を知ろうとするときは、決裁文書の右上余白に「要再回」の表示をし、その場所に押印する。

2 決裁文書の再回を求められたときは、主管課長は、決裁後その文書を回付するかその他の方法で結果を関係者に連絡する。

3 決裁文書の内容が起案・報告又は合議中のものと異なるとき、又は廃棄若しくは保留になつたときは「要再回」の表示の有無にかかわらず、関係者に対して前項に定める手続きをとる。

(後閲)

第41条 緊急やむをえない文書について、決裁責任者が不在のため決裁できないときは、別に定めるところにより代決したのち、すみやかに決裁責任者の後閲を受ける。

(秘密文書の取り扱い)

第42条 秘密を要する文書は、その秘密の程度に応じて次に掲げる基準に従い「秘」又は「庁外秘」と朱記して、起案者自ら持ちまわるか、又は書類袋に入れるなどの方法により、秘密を保持する。

秘 庁内及び庁外を問わず直接の関係者以外の者に対して秘密を要するもの

庁外秘 庁外に対して秘密を要するもの

2 秘密文書としての取り扱いを必要としなくなつたときは、その表示を取り消し、他の文書と同じ取り扱いとする。

(自ら持ちまわるべき文書)

第43条 第42条に定めるもののほか、重要若しくは緊急を要する文書又は特別の理由のある文書は、起案者又は関係者が自ら持ちまわつてその要旨を説明して決裁を受ける。

第6章 浄書及び発送

(浄書)

第44条 文書の浄書は、各課において行う。

2 文書は、決裁を終了したものでなければ浄書できない。

第45条 削除

第46条 削除

第47条 削除

(公印及び契印)

第48条 発送する文書には、別に定めるところにより公印を押し、原議と契印する。ただし、庁内を往復する文書又は軽易な文書など公印を押す必要のない文書については、これを省略することができる。

2 控をとつた文書は、前項ただし書の規定にかかわらず原議と契印する。

3 契印は、原議又は控の上面に発送する文書を重ねて文書の上部余白中央に押印する。

(文書番号)

第49条 文書は、原則として、文書番号をつけない。ただし、やむを得ない事情によりつけなければならないときは、この限りでない。

(発信者及びあて先名)

第50条 文書の発信者及びあて先名は、職名のほかに氏名を記載する。ただし、庁内を往復する文書又は簡易な文書は氏名を省略する。

(発送手続)

第51条 発送する文書及び物品は、次の各号に掲げるところにより文書法制係が発送する。

(1) 使送文書は、原則として地域担当員により送付する。

(2) 郵便により発送する文書は、原則として後納料金制度により送付するものとする。また、郵便切手又は官製はがきを使用したときは、その使用状況を郵便切手等受払簿に記載する。

(3) 電報を発信する場合は、その原議を文書法制係へ提出し、文書法制係において発信したのちその旨を記載して原議は、各課へ返還する。

(発送する文書の提出時限)

第52条 発送する文書は、午後3時までに文書法制係に提出しなければならない。

(文書の封緘)

第53条 封筒若しくははがきへのあて先の記載又は文書の封入及び物品の荷づくりは、各課において行う。

2 文書法制係は、文書の発送種別などを随時点検し、発送する。

第7章 分類及び整理保管

(分類及び分類表)

第54条 文書は、すべて分類して整理する。

2 文書は、分類表により十進式主題別に分類する。ただし、特に必要と認められるものについては、主題別以外の方法により分類する。

3 分類表は、第4分類までとする。

大分類 款

中分類 項

小分類 目

細分類 節

4 分類番号は、大分類にアルフアベツト文字を、中分類以下にアラビア数字をもつてあてる。

(課のファイル管理表)

第55条 課長は、分類表(別表第2)の分類に基づいてその課の主管事務につきファイル管理表を作成し、必要があればこれを修正するとともに、所属職員にその内容を周知徹底させなければならない。

2 前項の規定により課のファイル管理表を作成又は修正したときは、直ちにその内容を総務課長に通知する。

(分類の原則)

第56条 文書の分類は、次の各号に掲げるところにより行うものとする。

(1) 文書は、書かれている内容の主題によつて分類する。

(2) 主題の決定には、その文書の目的・内容又は文書作成者の意図を考えて、もつとも適切なものを選ぶ。また文書に書かれた件名だけに頼つてはならない。

(3) 主題の該当分類科目を決定するときは、それが決定された主題を含むもつとも適切な科目に配置する。

(4) 文書の内容が2つ以上の分類科目に関係するときは、その主題の関係の深い分類科目に配置する。また、いずれとも判断のつけがたいときは、書かれている内容が最初に関係する分類科目に配置する。

(5) ファイル管理表に用意されていない新しい主題による文書が出てきたときは、雑フオルダーに分類しておき、ファイル管理表の分類については、その主題を総務課長に連絡し、各課において課のファイル管理表を修正する。

(採番の時期)

第57条 採番の時期は、次の各号に掲げるところにより行う。

(1) 収受文書 課長が文書を受け取つたとき。

(2) その他の文書 文書を作成するとき。

2 伝票その他同種内容のものが繰り返し発生するもので、形式が一定し、分類番号も明らかな文書については、採番は省略する。

3 採番する欄のない文書に採番するときは、その文書の右余白に分類番号印を押印し、そこに採番する。

(保管の原則)

第58条 文書は、真に必要とするものだけを保管する。

2 文書は、別に定めるものを除き、担当職員ごとに保管したり、机のひきだしの中に保管するなど私有化することを禁止する。

3 フオルダーに収納すべき文書は、原則として、1フオルダーにつき1件とする。

4 文書を収納したフォルダーの見出しの部分には、次に掲げる事項を表示する。

(1) ファイル名

(2) 編集年度

(3) 移管年月

(4) 廃棄年月

(条例又は規則などの原議の保管)

第59条 第32条の規定により、公布又は令達した文書は、総務課において保管する。

(保管単位)

第60条 文書の保管は、課を単位とする。ただし、保管上の便宜又は場所の都合により、これによることができない場合は係単位とする。

(保管容器及び用具)

第61条 文書は、キヤビネツトに格納して保管する。ただし、寸法の大きい文書又は秘密を要する文書などで、キヤビネツトに格納することが不適当なものは、それに適した容器に格納する。

2 キヤビネツトへ格納する場合は、おおむね次に掲げる用具を要する。

第1ガイド

第2ガイド

個別フオルダー

雑フオルダー

(未完結文書の保管)

第62条 未処理又は未完結など懸案中の文書(以下「未完結文書」という。)は、係職員別に未完結文書フオルダーを作成して収納、退勤時には、課長が提示するキヤビネツトの一定箇所に格納し担当職員が不在でも、その文書の所在及び処理状況がわかるようにしておく。この場合において、特に重要な文書及び数量の多い文書は、その文書の内容ごとにフオルダーを作成して収納し、担当職員のフオルダーの後に並べておく。

2 未完結文書を格納するキヤビネツトのひきだしの見出しには、未完結文書と朱書する。

(完結文書の保管)

第63条 処理の完結した文書(以下「完結文書」という。)は、毎年3月末日をもつて区切り、現年又は現年度内に完結した文書はキヤビネツトのひきだし上段に保管し、翌年又は翌年度には、それぞれ下段に移しかえ、引続き1年間保管する。ただし、資料などで常に使用するものは、上段に保管しておくことができる。

2 完結文書を格納するキヤビネツトのひきだしの見出しには、そのひきだしに格納されている文書の分類番号を表示する。

(2つ以上の分類科目に関係する文書の保管)

第64条 文書の内容が、2つ以上の分類科目に関係するときは、第56条第1項第4号の規定により決定したその主題の関係の深い分類科目のフオルダーに収納する。

(キヤビネツト及びひきだしの中の並べ方)

第65条 キヤビネツトを2つ以上並べて使用するときは、科目表の分類番号の順序に従い、左側1列目のひきだし第1段目、第2段目の順序に使用する。

2 ガイド及びフオルダーは、ファイル管理表の順序に従いキヤビネツトに収納する。

3 文書をフオルダーに収納するときは、原則として綴じこまない。

(保管文書の閲覧貸し出し)

第66条 保管文書を閲覧しようとするときは、主管係長に連絡のうえ、保管課内において閲覧する。ただし、特に重要と認められる文書は、主管課長の承認を必要とする。

2 保管課以外の場所に持ち出して閲覧しようとするときは、次の各号に掲げるところによる。

(1) 閲覧者は、保管課の係長を通じて課長の承認をえたうえ、貸出票に必要事項を記載して借り受ける。

(2) 保管課の係長は、貸し出した文書のかわりに、貸出票をそのフオルダーに収納する。

(3) 貸し出した文書の返還を受けたときは、係長は、その文書をもとのフオルダーに収納し、貸出票には必要事項を記載して整理箱に入れる。

(非常持ち出しを必要とする文書)

第67条 天災事変により非常持ち出しを要する文書は、その保管容器の前面に「非常持ち出し」と朱記して表示する。

第8章 保存及び廃棄

(保存文書)

第68条 保存を要する文書は、その保管期間を経過したのち、各課長が総務課長に引き継ぐ。

(保存期間1年の文書)

第69条 保存年限1年の文書は引き継がない。

2 前項の文書は、第63条の規定による保管期間の終了をもつて保存期間の終了とみなす。

(引き継ぎの時期)

第70条 文書の引き継ぎは、毎年5月末日までに行う。

2 総務課長が引き継いだ文書は、すべて書庫へ格納する。

(保存期間の起算)

第71条 文書の保存期間は、移し替えられた年の4月1日から起算する。

(文書の保存期間)

第72条 文書の保存期間は、次に掲げるとおりとする。

第1種 (永年)

第2種 (10年)

第3種 (7年)

第4種 (5年)

第5種 (3年)

第6種 (1年)

2 各文書の保存期間は、文書保存期間基準表(別表第3)に定める基準とする。

(引き継ぎの要領)

第73条 文書の引き継ぎは、文書保存票(以下「保存票」という。)を使用し、次の各号に掲げるところにより行う。

(1) 保存票は、各課において1箱につき1枚作成し、総務課長に提出する。

(2) 保存文書は、原則としてフオルダーに収納したまま文書保存箱(以下「保存箱」という。)に収納する。ただし、永年保存のものは、フオルダーに綴じこんで収納する。なお、保存箱に収納することが困難又は不適当なものは、これを使用しない。

(3) 保存箱は、保存期間別及び分類番号順に区分し、整理して格納する。

(廃棄の方法)

第74条 文書の廃棄は、他に利用されるおそれのないように、焼却等適切な処理をしなければならない。この場合において、当該文書等に、八千代町情報公開条例(平成12年条例第4号)第8条及び第9条に規定する非開示情報が記録されているときは、当該非開示情報が外部に漏れることがないように配慮しなければならない。

(廃棄の時期)

第75条 文書の廃棄は、次の各号に掲げる時期に行う。

(1) 処理が完結したときにおいて、課長は保管不要の文書を廃棄する。

(2) 移し替えのときにおいて、各課長は保管不要の文書を廃棄する。

(3) 置き換えのときにおいて、各課長は保存不要の文書を廃棄する。

(4) 総務課長が引き継いだ文書は、保存期間が終了したのち総務課長が廃棄する。

(5) 総務課長は、永年保存文書であつて30年を経過して保存の必要がないと認められるものは、各課長との協議のうえ、これを廃棄することができる。

(歴史的資料の取り扱い)

第76条 総務課長は、引き継いだ保存文書を前条第4号及び第5号の規定に基づき廃棄するときは、生涯学習課長に協議するものとする。

2 総務課長は、前項の協議により歴史的資料として保存する必要があると認めるときは、当該文書を生涯学習課長に引き継ぐものとする。

(廃棄の手続)

第77条 総務課長は、引き継いだ保存文書について、文書保存票により、その保存終了日を確認し、毎年5月末日までに廃棄する。この場合において、廃棄に先立ちその分類番号及び件名を関係課長に通知する。

2 廃棄した文書に係る文書保存票は、保存終了日から引き続き1年間保管したのちに廃棄する。

(保存文書の閲覧貸出)

第78条 保存文書の閲覧貸出しは、次の各号に掲げるところにより行う。

(1) 保存文書の閲覧又は借り受けようとするときは、その旨を文書法制係へ申し出て、文書法制係はこれにより文書を確認のうえ、貸出票に必要事項を記載して文書の閲覧又は貸出しを行う。

(2) 閲覧又は貸し出した文書が返還されたときは、その文書をもとの保存場所に収納するとともに、貸出票に必要事項を記載して、これを整理する。

第9章 その他

(帳票その他様式)

第79条 この規程により使用する帳票その他様式は、第8条に定めるもののほか次の各号に掲げるとおりとする。

(1) はがき(様式第18号)

(2) 封筒(様式第19号)

(3) 日付印(様式第20号)

(その他)

第80条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は別に定める。

附 則

1 この規程は、公布の日から施行する。

2 八千代村処務規程(昭和40年規程第3号)第3条から第27条の文書に関する規定は、この規程の各相当規定を適用する。

附 則(昭和45年規程第1号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(昭和46年訓令第3号)

この規程は、昭和46年10月1日から施行する。

附 則(昭和47年訓令第4号)

この規程は、公布の日から施行し、昭和47年4月1日から適用する。

附 則(昭和51年訓令第2号)

この規程は、昭和51年4月1日から施行する。

附 則(昭和51年規則第4号)

1 この規則は、昭和51年7月1日から施行する。

附 則(昭和53年規則第4号)

1 この規則は、昭和53年4月1日から施行する。

附 則(昭和54年規程第5号)

この規程は、公布の日から施行し、昭和54年4月1日から適用する。

附 則(昭和55年規則第4号)

1 この規則は、昭和55年4月1日から施行する。

附 則(昭和58年規則第1号)

1 この規則は、昭和58年4月1日から施行する。

附 則(昭和59年訓令第2号)

この規程は、昭和59年4月1日から施行する。

附 則(平成8年訓令第14号)

この規程は、平成8年4月1日から施行する。

附 則(平成11年訓令第21号)

この規程は、公布の日から施行し、平成11年4月1日から適用する。

附 則(平成12年訓令第6号)

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

附 則(平成12年訓令第18号)

この規程は、平成12年7月1日から施行する。

附 則(平成14年訓令第4号)

この規則は、公布の日から施行し、平成14年3月1日から適用する。

附 則(平成19年訓令第7号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成22年訓令第5号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成24年規則第2号)

(施行期日)

1 この規則は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成27年訓令第6号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際現に地方教育行政の組織及び運営に関する法律の一部を改正する法律(平成26年法律第76号)附則第2条第1項の規定により教育長がなお従前の例により在職する場合においては、この訓令による改正後の八千代町文書管理規程別表第3の規定は適用せず、改正前の八千代町文書管理規程別表第3の規定は、なおその効力を有する。

附 則(平成28年訓令第20号)

(施行期日)

1 この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

附 則(平成29年訓令第14号)

この規程は、平成29年4月1日から施行する。

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別表第2

分類表

(大分類)

(中分類)

(小分類)

(細分類)

付記

(ファイル名称)

保存年限

(年)

1 何々部何々課

 

 

 

 

 

 

1 何々係

1 何々

1 何々

何々

 

 

 

 

2 何々

何々

 

 

 

2 何々

1 何々

何々

何々

 

 

 

3 何々

 

 

 

 

2 何々係

1 何々

1 何々

何々

 

2 何々部何々課

 

 

 

 

 

 

1 何々係

1 何々

1 何々

何々

 

 

2 何々係

1 何々

1 何々

何々

 

 

3 何々係

1 何々

1 何々

何々

 

別表第3

文書保存期間基準表

種別

保存年限

項目

第1種

永年保存

1 議会の議決書及び議事録

2 条例、規則、訓令の制定及び改廃の原本

3 町制施行及び町制の沿革に関する文書

4 町の行政方針及び総合計画に関する重要な文書

5 町長及び副町長の事務引継ぎに関する文書

6 廃置分合、字区域、境界変更に関する文書

7 訴訟、審査請求、不服申し立てに関する重要な文書

8 儀式、褒章、叙位叙勲に関する重要な文書

9 行政委員会の委員(教育委員会にあつては、教育長及び委員)及び付属機関の任免に関する文書

10 許可、認可、承認等に関する重要な文書

11 財産の取得、管理又は処分に関する重要な文書

12 進退、賞罰、身分等の人事に関する重要な文書

13 歳入歳出予算書及び決算書

14 法律関係が10年を超える契約、覚書、協定その他権利義務に関する文書

15 調査、研究及び統計に関するもので特に重要な文書

16 町債及び借入金に関する重要な文書

17 工事関係書類で特に重要な文書

18 各種台帳で特に重要な文書

19 町史編さんの資料となる文書

20 その他永年保存の必要があると認められるもの

第2種

10年

1 町議会に関する重要な文書

2 事業計画及び実施に関する重要な文書

3 訴訟、審査請求、不服申し立てに関する文書

4 告示及び公告に関する文書

5 法律関係が5年を超える契約、覚書、協定その他権利義務に関する文書

6 職員の人事、給与に関する重要な文書

7 予算、決算、出納その他財務に関する重要な文書

8 財産の取得、管理又は処分に関する文書

9 工事関係書類で重要な文書

10 町税等の賦課及び徴収に関する文書で特に重要なもの

11 国、県の通達文書等で特に重要なもの

12 その他10年保存の必要があるもの

第3種

7年

1 町税等の賦課及び徴収に関する文書(地方税法の規定により7年保存の必要がある文書)

2 その他7年保存の必要があるもの

第4種

5年

1 事業計画及び実施に関する文書

2 儀式、褒章、叙位叙勲に関する文書

3 請願、陳情に関する重要な文書

4 法律関係が3年を超える契約、覚書、協定その他権利義務に関する文書

5 職員の人事、給与に関する文書

6 予算、決算、出納その他財務に関する文書

7 町税等の賦課及び徴収に関する文書

8 工事関係書類

9 調査、統計、報告、証明等に関する文書で重要なもの

10 予算、決算、出納その他財務に関する文書

11 その他5年保存の必要があるもの

第5種

3年

1 出勤簿、旅行命令簿及び当直日誌等職員の服務に関する文書

2 臨時職員の任用に関する文書

3 協議、通知、照会、回答その他往復文書に関するもの

4 予算、決算、出納その他財務に関する文書で軽易なもの

5 許可、認可、承認等に関する文書で軽易なもの

6 法律関係が1年を超える契約、覚書、協定その他権利義務に関する文書

7 その他3年保存の必要があるもの

第6種

1年

1 協議、通知、照会、回答その他往復文書で軽易なもの

2 月報、日報、日誌等の文書

3 職員の服務及び給与に関する文書で軽易なもの

4 その他1年保存の必要があるもの

(備考)永年保存文書にあつては、10年経過ごとに保存の必要がないと認められるものは、廃棄することができる。

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様式第15号 削除

様式第16号 削除

様式第17号 削除

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八千代町文書管理規程

昭和43年4月1日 規程第1号

(平成29年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
昭和43年4月1日 規程第1号
昭和45年8月1日 規程第1号
昭和46年9月28日 訓令第3号
昭和47年12月25日 訓令第4号
昭和51年4月1日 訓令第2号
昭和51年6月22日 規則第4号
昭和53年3月27日 規則第4号
昭和54年7月16日 規程第5号
昭和55年3月28日 規則第4号
昭和58年4月1日 規則第1号
昭和59年4月1日 訓令第2号
平成8年11月7日 訓令第14号
平成11年12月10日 訓令第21号
平成12年3月28日 訓令第6号
平成12年7月31日 訓令第18号
平成14年3月15日 訓令第4号
平成19年3月16日 訓令第7号
平成22年3月3日 訓令第5号
平成24年3月30日 規則第2号
平成27年3月10日 訓令第6号
平成28年3月31日 訓令第20号
平成29年3月10日 訓令第14号